Dlaczego warto pamiętać o regularnym sczytywaniu tachografu i kart kierowców?
Sczytywanie tachografu i kart kierowców należy do podstawowych obowiązków nakładanych na przewoźników przez przepisy. Firmy transportowe muszą realizować ten proces cyklicznie, ponieważ w innym wypadku grożą im dotkliwe kary. Aby ułatwić sobie spełnianie obowiązku regularnego pobierania danych z kart kierowców i pamięci tachografów, wiele przedsiębiorstw sięga po nowoczesne technologie. Przykładem rozwiązań pomocnych w tym zakresie są systemy umożliwiające zdalny odczyt plików DDD.
Co sprawia, że terminowe sczytywanie tachografu i kart kierowców jest procesem, o który powinna zadbać każda profesjonalna firma transportowa? Dlaczego zdalny odczyt plików DDD może okazać się nieocenionym wsparciem w tej kwestii? W dalszej części artykułu udzielamy wyczerpujących odpowiedzi na te pytania!
Sczytywanie tachografu i kart kierowców – jakie wymagania stawiają przepisy?
Systematyczne sczytywanie tachografu i kart kierowców oraz odpowiednia archiwizacja pobranych danych jest zadaniem, któremu muszą sprostać firmy zajmujące się wykonywaniem przewozów. Odczyty powinny następować w odpowiednich przedziałach czasowych, określonych w przepisach. W art. 48 ust. 1 Ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o tachografach wskazano, że podmiot wykonujący przewozy drogowe w rozumieniu ustawy o transporcie drogowym musi pobierać dane z tachografów cyfrowych i kart kierowców z częstotliwością ustaloną w rozporządzeniu Komisji (UE) nr 581/2010 z dnia 1 lipca 2010 r. w sprawie maksymalnych okresów na wczytanie odpowiednich danych z jednostek pojazdowych oraz kart kierowców.
Zgodnie z wymogami zawartymi w przytoczonym rozporządzeniu:
- dane z karty kierowcy powinny być pobierane co najmniej raz na 28 dni,
- dane z tachografu znajdującego się w pojeździe należy pobierać przynajmniej raz na 90 dni.
Sczytywanie tachografu i kart kierowców trzeba przeprowadzać tak, aby nie groziło to utratą zapisanych na nich danych. Pobrane dane należy przechowywać w oryginalnym formacie i odpowiednio je zabezpieczyć, by osoby nieuprawnione nie miały do nich dostępu.
Sczytywanie tachografu i kart kierowców – jakie kary grożą za niedopełnienie obowiązków w tym zakresie?
Podstawowym powodem, dla którego należy zadbać o regularne sczytywanie tachografu i kart kierowców, są potencjalne kary grożące za nienależyte wypełnianie tego obowiązku. Ich wymiar został wskazany w Załączniku nr 3 do ustawy o transporcie drogowym. Zgodnie z zawartymi w nim zapisami, za:
- naruszenie obowiązku terminowego pobierania danych z karty kierowcy grozi przewoźnikowi kara w wysokości 500 złotych (za każdego kierowcę),
- naruszenie obowiązku terminowego pobierania danych z tachografu grozi przewoźnikowi kara w wysokości 500 złotych (za każdy pojazd).
Jeśli podczas kontroli przeprowadzanej w przedsiębiorstwie, kontrolowany podmiot nie udostępnia wykresówek oraz pobranych i przechowywanych danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, to dopuszcza się bardzo poważnego naruszenia. Wiąże się ono z karą w wysokości 500 złotych za każdy dzień, w odniesieniu do każdego kierowcy.
Dlaczego regularne sczytywanie tachografu i kart kierowców jest tak istotne?
Na to, jak ważne jest systematyczne sczytywanie tachografu i kart kierowców, wpływa szereg czynników. Najistotniejszym powodem, dla którego firma transportowa powinna zadbać o optymalne przeprowadzanie tego procesu, jest potrzeba działania w zgodzie z przepisami. Dzięki terminowym odczytom plików DDD można uniknąć potencjalnych kar ze strony organów kontrolnych. Nie jest to jednak jedyny argument przemawiający na rzecz tego, by zatroszczyć się o cykliczne sczytywanie tachografu i kart kierowców. Regularne pobieranie danych umożliwia również m.in.:
- efektywne rozliczanie czasu pracy kierowców,
- gromadzenie cennego materiału do analizy, na podstawie której można podjąć działania w celu podwyższenia jakości pracy kierowców i zwiększenia wydajności floty,
- weryfikację tego, jak kierowcy wykonują swoje obowiązki, w tym np. czy przestrzegają norm dotyczących przysługujących im odpoczynków i przerw.
Jak ułatwić sobie sczytywanie tachografu i kart kierowców? Zalety zdalnego odczytu plików DDD
Przewoźnicy zastanawiający się nad tym, jak zadbać o to, by sczytywanie tachografu i kart kierowców odbywało się terminowo i zgodnie z przepisami, powinni zwrócić uwagę na atrakcyjne rozwiązanie w postaci zdalnego odczytu plików DDD. Na czym polega ten proces i jakie korzyści może zapewnić firmie transportowej?
Zdalne sczytywanie tachografu i kart kierowców jest nowoczesną alternatywą dla tradycyjnych metod pobierania plików DDD. Kluczową rolę w jego przypadku odgrywa telematyka, dzięki której możliwe stają się automatyzacja i usprawnienie procesu sczytywania oraz archiwizowania danych. Pobieranie plików DDD na odległość nie może obyć się bez:
- tachografu cyfrowego obsługującego funkcję zdalnego odczytu,
- odpowiedniego wyposażenia pojazdu w postaci lokalizatora GPS oraz modułu TMR współpracującego z systemem telematycznym, takim jak np. Navifleet, dzięki któremu możliwe jest przesyłanie danych z wykorzystaniem sieci komórkowej,
- włączonego komputera firmowego z podłączonym czytnikiem kart, w którym umieszczona jest karta przedsiębiorstwa, a także z zainstalowaną specjalną aplikacją działającą jako most między czytnikiem i kartą a modułem TMR.
Na jakie plusy zdalnego odczytu plików DDD warto zwrócić szczególną uwagę?
- Innowacyjne systemy, takie jak np. Navifleet, pozwalają na wykonywanie odczytów tachografu i kart kierowców bez konieczności sprowadzania pojazdu do bazy przedsiębiorstwa. Dzięki temu można nie tylko usprawnić cały proces pobierania danych, ale także efektywniej wykorzystywać flotę oraz zapewnić oszczędność czasu flotowcom i kierowcom.
- Zdalne sczytywanie tachografu i kart kierowców może odbywać się automatycznie, zgodnie z ustalonym harmonogramem. W efekcie nie ma ryzyka, że dojdzie do przekroczenia wymaganych terminów, a na firmę zostaną z tego powodu nałożone kary.
- Zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografu jest w stanie przyczynić się również do usprawnienia procesu rozliczania kierowców. Pliki DDD z danego okresu są automatycznie przesyłane na skrzynkę mailową osoby odpowiedzialnej za comiesięczne rozliczenia, co zapewnia wygodę i eliminuje potencjalne błędy ludzkie.
- Pliki DDD pobierane zdalnie z wykorzystaniem nowoczesnych systemów, takich jak np. Navifleet, podlegają bezpiecznej archiwizacji, dzięki czemu firma ma pewność co do zgodności swoich działań z przepisami.
Sczytywanie kart kierowców i tachografu – nieodłączna część funkcjonowania firmy transportowej
Terminowe odczytywanie danych z tachografu i kart kierowców jest podstawowym procesem, o który muszą zadbać przewoźnicy. Wynika to przede wszystkim z przepisów prawnych: zgodnie z nimi sczytywanie tachografu powinno następować przynajmniej raz na 90 dni, a pobieranie danych z kart kierowców – raz na 28 dni. Stawiając na zdalny odczyt plików DDD, firma transportowa zapewnia sobie komfort, długoterminowe oszczędności i pewność, że wymagane terminy nie zostaną przekroczone
Dzięki wieloletniemu doświadczeniu, zdobytemu przy współpracy z różnymi branżami, potrafię dostosowywać podejście do indywidualnych potrzeb każdego klienta. Na stronie Biznesuj.pl dzielę się wiedzą oraz praktycznymi poradami na temat prowadzenia biznesu, aby inspirować i wspierać przedsiębiorców w ich codziennych wyzwaniach. Zapraszam do lektury moich artykułów, które mogą stać się drogowskazem w dążeniu do sukcesu.”
